Xác định nhiệm vụ thu thập tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động lưu trữ, nên khi Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Điện Biên (Kho Lưu trữ chuyên dụng) được xây dựng và bắt đầu hoạt động từ tháng 10 năm 2018. Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã chủ động tham mưu lập kế hoạch và tổ chức thực hiện tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc việc phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu và chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ và các văn bản quy định của nhà nước.
Với tầm quan trọng của công tác lưu trữ tài liệu, UBND tỉnh Điện Biên đặc biệt quan tâm, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ (Sở Nội vụ) tăng cường công tác lưu trữ, từ việc phê duyệt xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Điện Biên đến việc ban hành các văn bản về công tác lưu trữ như: Quyết định số 920/QĐ-UBND ngày 29/9/2015 về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Điện Biên; Quyết định số 1320/QĐ-UBND ngày 29/12/2017 về việc thu tài liệu có niên hạn từ năm 2012 trở về trước của 15 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Điện Biên giai đoạn 2018 - 2022…
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu sẽ góp phần hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần, nội dung tài liệu trong từng Phông lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội. Nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải đảm bảo: Đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định; chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu; hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước và đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.
Để làm được điều đó, đòi hỏi trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ như:
Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp); thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định (thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ); gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định; hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử (Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 3 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 1 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 2 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử); lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có); vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử để giao nộp; giao nộp tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền; giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, bao gồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ:
Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu; hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp; thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu; trình Sở Nội vụ phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định của Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu); lưu trữ lịch sử gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt; chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu. Tiếp nhận tài liệu (Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; lập Biên bản giao nhận tài liệu, gồm 3 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 2 bản). Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Thực hiện công tác thu thập tài liệu giai đoạn 5 năm (2018 - 2022) của 15 cơ quan, tổ chức theo Quyết định số 1320/QĐ-UBND ngày 29/12/2017 của UBND tỉnh Điện Biên, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tiếp nhận hồ sơ, tổ chức thẩm định và thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của 12/15 cơ quan, tổ chức với 28 phông tài liệu lưu trữ, 4.430 hồ sơ (gần 150 mét giá tài liệu). Nhìn chung tài liệu nộp lưu được chỉnh lý sắp xếp khoa học theo nghiệp vụ lưu trữ thống nhất, 100% là tài liệu giấy, thời gian của tài liệu từ năm 1954 - 2012 phản ánh được quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của các cơ quan, tổ chức. Tài liệu giao nộp có công cụ tra tìm kèm theo (Mục lục hồ sơ) thuận lợi phục vụ nhu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Thực hiện tốt việc giao nộp tài liệu tiêu biểu là Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Nội vụ, Sở Tài chính.
Tính đến thời điểm hiện tại, Kho Lưu trữ lịch sử đang bảo quản 33 phông tài liệu, gần 680 mét tài liệu. Đây là khối tài liệu có giá trị quan trọng và được bảo quản vĩnh viễn phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu kịp thời cho Lãnh đạo các cấp trong tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân đồng thời phát huy được giá trị lịch sử trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cũng gặp những khó khăn nhất định: Sự quan tâm của lãnh đạo các cấp, các ngành chưa thường xuyên; tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống còn khá phổ biến, kinh phí dành cho công tác thu thập, chỉnh lý hàng năm còn hạn chế; biên chế chuyên trách lưu trữ thiếu, phần lớn kiêm nhiệm; phòng kho để tài liệu, trang thiết bị bảo quản chưa đầy đủ và chưa đúng quy định. Việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của 1 số cơ quan, tổ chức không thực hiện dứt điểm trong một lần mà phải thực hiện nhiều lần dẫn đến tốn thời gian trong công tác tiếp nhận. Một số cơ quan, tổ chức đến hạn nhưng chưa thực hiện việc giao nộp tài liệu. Số lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử chưa đầy đủ, phong phú và chưa phản ánh trọn vẹn chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, tổ chức.
Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Điện Biên:
Một là, nâng cao hơn nữa nhận thức của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về ý nghĩa của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, vị trí, vai trò của Lưu trữ lịch sử tỉnh Điện Biên. Sở Nội vụ tiếp tục tham mưu giúp UBND tỉnh tăng cường công tác chỉ đạo, triển khai, tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới quy định về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Thông qua tổ chức hội nghị tuyên truyền, phổ biến triển khai lồng ghép với các lớp bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là những người làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
Hai là, Sở Nội vụ tiếp tục tham mưu UBND tỉnh Điện Biên kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo từng giai đoạn. Kế hoạch đó được cụ thể hóa từng năm để các cơ quan, tổ chức có đủ thời gian bố trí nhân sự, kinh phí hợp lý trong hoạt động thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đúng quy định của Luật Lưu trữ. Đồng thời ban hành các quy định về khen thưởng, kỷ luật gắn trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức với chế tài xử lý trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Ba là, tài liệu của các phông lưu trữ cần được tổ chức khoa học trước khi thu thập vào Lưu trữ lịch sử. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn từ công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đến việc bố trí một phần kinh phí hàng năm thực hiện thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo đúng quy định. Các cơ quan, tổ chức cần quan tâm bố trí đủ biên chế thực hiện công tác lưu trữ; tạo điều kiện cử công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đi đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Bốn là, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trong quá trình thực hiện giao - nhận (thu thập) tài liệu, đảm bảo theo kế hoạch, tiến độ, tiết kiệm được thời gian.... Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cần xây dựng kế hoạch nộp lưu tài liệu, thông báo cho Lưu trữ lịch sử; mặt khác cần chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và bố trí kinh phí liên quan đến việc giao nộp (chi phí vận chuyển...). Lưu trữ lịch sử cần làm tốt vai trò hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trong việc chuẩn bị tài liệu nộp lưu, đồng thời chủ động trong việc bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu khi cơ quan, tổ chức giao nộp. Ngoài ra, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử làm công tác thu thập phải tăng cường công tác khảo sát, trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông lưu trữ và dựa vào nguồn tài liệu nộp lưu, thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ sơ và của phông lưu trữ. Từ đó, xác định những tài liệu còn thiếu, xác định nguồn bổ sung, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ.
Năm là, Trung tâm Lưu trữ lịch sử phối hợp các phòng chuyên môn liên quan thuộc Sở Nội vụ thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức, từ đó có cơ sở đánh giá trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, bộ phận để chấn chỉnh, nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Hàng năm tổ chức họp đánh giá lại kết quả đạt được cũng như những tồn tại, hạn chế trong công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để từ đó đề ra những giải pháp cụ thể cho những năm tiếp theo.
Với những giải pháp nêu trên, Trung tâm Lưu trữ lịch sử hy vọng rằng trong thời gian tới các cơ quan, tổ chức sẽ chú trọng và thực hiện tốt việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Có như vậy tài liệu lưu trữ mới phát huy được giá trị và góp phần vào sự phát triển chung của tỉnh Điện Biên./.
