Vừa qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã phối hợp với UBND xã Tuần Giáo tổ chức mở niêm phong hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của UBND xã nhằm phục vụ công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan có thẩm quyền. Trong quá trình triển khai, Trung tâm Lưu trữ lịch sử phối hợp chặt chẽ với xã, hướng dẫn thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ, bảo đảm việc mở niêm phong, kiểm tra và sử dụng tài liệu được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
Hình ảnh: Đồng chí Hà Thị Thanh Thuỷ - Giám đốc Trung tâm LTLS phát biểu trước khi mở niêm phong tài liệu
Phát biểu trước khi tiến hành mở niêm phong, đồng chí Hà Thị Thanh Thủy - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhấn mạnh: việc mở niêm phong tài liệu không chỉ nhằm phục vụ yêu cầu điều tra mà còn phải bảo đảm tuyệt đối an toàn, nguyên trạng hồ sơ; mọi thao tác đều được thực hiện công khai, có sự chứng kiến của các bên liên quan và lập biên bản đầy đủ theo quy định.
Phát biểu tại buổi làm việc, đồng chí Phạm Hữu Chiến - Ủy viên Ban Thường vụ, Phó Chủ tịch UBND xã Tuần Giáo cảm ơn sự quan tâm, phối hợp, hướng dẫn kịp thời của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong việc mở niêm phong hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại địa phương. Đồng chí khẳng định, UBND xã Tuần Giáo sẽ tiếp nhận, quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu đúng mục đích, đúng quy định của pháp luật; đồng thời chỉ đạo các bộ phận chuyên môn thực hiện nghiêm túc công tác bảo quản, lưu giữ hồ sơ, tài liệu sau khi mở niêm phong, bảo đảm an toàn và phục vụ hiệu quả nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn.
Hình ảnh: Đồng chí Phạm Hữu Chiến - Ủy viên Ban Thường Vụ, Phó chủ tịch UBND xã Tuần Giáo phát biểu tại buổi làm việc.
Khối tài liệu được mở niêm phong thuộc Phòng Nông nghiệp và Môi trường (huyện Tuần Giáo trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy), hiện lưu giữ tạm thời tại kho Văn phòng HĐND và UBND xã. Toàn bộ quy trình được thực hiện nghiêm túc theo các bước: kiểm tra tình trạng niêm phong; gỡ niêm phong; mở bao hồ sơ; kiểm tra, thống kê tài liệu; lập biên bản và bàn giao theo đúng thủ tục.
Các tài liệu cần thiết đã được sao chụp, bàn giao cho bộ phận chuyên môn phục vụ công tác điều tra. Ngay sau đó, hồ sơ được niêm phong trở lại với sự chứng kiến của các bên, bảo đảm an toàn tuyệt đối, phòng ngừa nguy cơ thất lạc, hư hỏng hoặc truy cập trái phép.
Hình ảnh: Đồng chí Hà Thị Thanh Thuỷ - Giám đốc Trung tâm LTLS tỉnh phối hợp mở niêm phong tài liệu tại xã Tuần Giáo
Kể từ thời điểm niêm phong trở lại, toàn bộ hồ sơ do UBND xã Tuần Giáo chịu trách nhiệm quản lý, bảo vệ theo quy định và chỉ được mở niêm phong khi có ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Việc mở và niêm phong tài liệu được thực hiện công khai, đúng quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu hành chính trên địa bàn tỉnh.
