Vừa qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Điện Biên đã phối hợp với UBND phường Điện Biên Phủ tổ chức mở niêm phong hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị, thành phố Điện Biên Phủ (cũ), đang được bảo quản tại kho lưu trữ của UBND phường nhằm phục vụ đơn vị, công dân tra cứu, khai thác tài liệu theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Hình ảnh: Đồng chí Hà Thị Thanh Thuỷ - Giám đốc Trung tâm LTLS phát biểu trước khi mở niêm phong tài liệu
Trong phát biểu khai mạc buổi làm việc, đồng chí Hà Thị Thanh Thủy - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhấn mạnh: Việc mở niêm phong tài liệu đã được thực hiện đúng trình tự, quy trình nghiệp vụ, bảo đảm tuyệt đối an toàn hồ sơ, tài liệu; tất cả các bước đều diễn ra công khai, minh bạch, có sự chứng kiến của đầy đủ đại diện các bên kiên quan và lập biên bản theo đúng quy định hiện hành.
Phát biểu tại buổi mở niêm phong, đồng chí Đỗ Ngọc Tú - Phó Chủ tịch UBND phường Điện Biên Phủ, bày tỏ sự cảm ơn đối với sự phối hợp, hỗ trợ kịp thời của Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Đồng chí khẳng định, UBND phường Điện Biên Phủ sẽ tiếp nhận, quản lý và sử dụng hồ sơ, tài liệu đúng mục đích, đúng quy định; đồng thời chỉ đạo các bộ phận chuyên môn tiếp tục thực hiện nghiêm túc công tác bảo quản, lưu giữ hồ sơ, tài liệu sau khi mở niêm phong, bảo đảm an toàn và phục vụ hiệu quả nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn.
Hình ảnh: Đồng chí Đỗ Ngọc Tú - Phó chủ tịch UBND phường Điện Biên Phủ phát biểu tại buổi làm việc.
- Kiểm tra tình trạng niêm phong;
- Gỡ niêm phong;
- Mở bao hồ sơ, kiểm tra và thống kê tài liệu;
- Sao chụp tài liệu theo nội dung đề nghị;
- Lập biên bản và bàn giao theo quy định.
Toàn bộ tài liệu được sao chụp và bàn giao cho đơn vị có yêu cầu tra cứu
Sau khi hoàn tất quá trình khai thác, hồ sơ đã được đóng niêm phong trở lại với sự chứng kiến của các bên, bảo đảm nguyên trạng, phòng ngừa tối đa nguy cơ thất lạc hoặc bị truy cập trái phép.
Hình ảnh: Lãnh đạo Trung tâm LTLS tỉnh và lãnh đạo phường phối hợp kiểm tra, mở niêm phong hồ sơ, tài liệu tại phường Điện Biên Phủ
Kể từ thời điểm được đóng niêm phong lại, toàn bộ hồ sơ do UBND phường Điện Biên Phủ chịu trách nhiệm bảo vệ, quản lý theo quy định và chỉ được mở niêm phong khi có văn bản của cơ quan có thẩm quyền.
Việc mở và đóng niêm phong tài liệu tại UBND phường Điện Biên Phủ tiếp tục thể hiện sự phối hợp chặt chẽ giữa Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và cấp cơ sở trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ nhà nước. Hoạt động này góp phần nâng cao hiệu quả bảo quản, khai thác tài liệu phục vụ tốt hơn các yêu cầu của tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh.
