Sở Nội vụ Điện Biên

https://snv.dienbien.gov.vn

Công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

Công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên
Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt quan trọng của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia. Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự phát huy giá trị khi được khai thác, sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Xác định được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, theo đó yêu cầu tài liệu lưu trữ phải được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác sử dụng của xã hội.
Thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao, trong những năm qua Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đã thực hiện tốt công tác thu thập, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ, quy định của pháp luật.
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã thu thập và bảo quản 33 phông tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và 1 số cơ quan, tổ chức đã giải thể theo Quyết định của UBND tỉnh với hơn 680 mét giá tài liệu giấy. Thời gian tài liệu có từ năm 1954 đến năm 2014. Toàn bộ là tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Phần lớn là tài liệu hành chính được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đây là nguồn tài liệu lưu trữ quý giá của tỉnh, là cầu nối trực tiếp giữa quá khứ và hiện tại và có ý nghĩa to lớn trong việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chiến lược, xây dựng cơ chế, chính sách, chương trình kế hoạch công tác trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật… góp phần cho sự nghiệp xây dựng, kiến thiết đất nước nói chung và của tỉnh Điện Biên nói riêng.
1. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho lưu trữ lịch sử tỉnh được hoàn thành và đưa vào sử dụng tháng 8 năm 2018 gồm 2 tòa nhà:
+ Tòa nhà hành chính: Bao gồm khu vực làm việc của viên chức, khu vực phục vụ công chúng, khu xử lý nghiệp vụ lưu trữ và các công trình phụ trợ khác.
+ Tòa nhà Kho lưu trữ: gồm 12 phòng kho để tài liệu, tổng diện tích 1.105,5m2 mặt sàn với sức chứa khoảng hơn 3.000 mét giá tài liệu. Được bố trí để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, tiếp nhận tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu theo quyết định của UBND tỉnh.
Công tác bảo quản tài liệu, đảm bảo an toàn Kho Lưu trữ lịch sử đã được Trung tâm Lưu trữ lịch sử nghiêm túc quán triệt, triển khai thực hiện. Viên chức, người lao động thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực tiếp làm việc tại Kho Lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao trong việc thực hiện nội quy, quy định đảm bảo an toàn phòng, chống cháy nổ. Hệ thống trang thiết bị PCCC, quạt thông gió, hút mùi, hút ẩm định kỳ được kiểm tra đảm bảo hoạt động tốt. Tài liệu lưu trữ trong kho được bảo quản trong cặp, hộp, sắp xếp khoa học trên giá để tài liệu. Thường xuyên kiểm tra, rà soát tình trạng vật lí của tài liệu lưu trữ để kịp thời phát hiện và có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý đối với hồ sơ, tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng như: ẩm mốc, mối mọt, côn trùng cắn… nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Công tác vệ sinh Kho Lưu trữ lịch sử cũng được thực hiện thường xuyên đảm bảo vệ sinh sạch sẽ toàn bộ hệ thống các kho tài liệu. Lãnh đạo trung tâm đã tích cực, chủ động trong công tác chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác, đảm bảo an toàn Kho Lưu trữ lịch sử được giao và phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ, qua đó góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định.
          
5
3
2 4
Một số hình ảnh tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Điện Biên
2. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã và đang phục vụ độc giả đến tra cứu và sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử dưới các hình thức sau:
2.1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến trong Lưu trữ lịch sử. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể yêu cầu sao chụp những tài liệu cần thiết. Trung tâm Lưu trữ lịch sử có điều kiện giới thiệu đến độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ; từ đó theo dõi, nắm bắt, thu nhận được nhiều ý kiến của độc giả để cải tiến công tác phục vụ độc giả.
2.2. Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ
Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường xuyên của Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lí do Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp theo yêu cầu của cơ quan hay, tổ chức, cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng.
Với những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nêu trên, hằng năm Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã phục vụ nhiều lượt độc giả với không ít số lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu được cung cấp theo đúng quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “ một cửa”, “một cửa liên thông” tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
 
7 z4223691198802 11543d1ca65bea4f46b21480c56b0ba1

Viên chức hướng dẫn độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
 
1
Độc giả nhận kết quả tại Bộ phận một cửa của Sở Nội vụ, tỉnh Điện Biên
 
Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được khai thác thường xuyên, rộng rãi và thiết thực, phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ, của tài liệu lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên những kết quả đạt được vẫn còn khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa trong các nguồn tài liệu lưu trữ. Để phát huy hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, trong thời gian tới công tác tổ chức thu thập, bảo quản, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cần tiếp tục được tăng cường thông qua việc: tuyên truyền sâu rộng về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; đôn đốc các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu nghiêm túc thực hiện việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng kế hoạch của UBND tỉnh; xây dựng kế hoạch bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2023 - 2035; xây dựng chương trình công bố tài liệu phục vụ phát triển kinh tế, xã hội tỉnh Điện Biên giai đoạn 2023 - 2030; tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu khác nhau của độc giả. Đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, chuyển dần phương thức lưu trữ tài liệu giấy sang lưu trữ điện tử nhằm lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ cung cấp thông tin lưu trữ trực tuyến từ xa nhanh chóng, chính xác.

Tác giả: Trung tâm LTLS

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây