BỘ NỘI VỤ HƯỚNG DẪN THÁO GỠ VƯỚNG MẮC TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ SAU SẮP XẾP
- Thứ năm - 22/10/2026 05:56
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Ngày 21 tháng 10 năm 2026, Bộ Nội vụ ban hành Công văn số 12041/BNV-CVT<NN về việc hướng dẫn bàn giao, tiếp nhận, chỉnh lý, số hóa và quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau sắp xếp.
Theo đó, Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức tập trung xử lý những tồn tại, vướng mắc; ưu tiên hồ sơ, tài liệu liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp và hoạt động quản lý, điều hành. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải đúng thẩm quyền, nguồn gốc hình thành và phông lưu trữ; bảo đảm an toàn, toàn vẹn, tính xác thực và khả năng truy cập, sử dụng.
Đối với hồ sơ, tài liệu chưa hoàn thành bàn giao, cơ quan đang trực tiếp quản lý, bảo quản có trách nhiệm rà soát, thống kê, xác định khối lượng, thành phần, tình trạng tài liệu và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để hoàn thành việc bàn giao, tiếp nhận. Cơ quan tiếp nhận nhiệm vụ sau sắp xếp chủ động rà soát, phối hợp tiếp nhận hồ sơ của công việc chưa hoàn thành, bảo đảm giải quyết công việc liên tục, không ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
Trong chỉnh lý và số hóa, cần kế thừa kết quả đã thực hiện đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, tận dụng dữ liệu đã tạo lập, tránh trùng lặp, lãng phí. Đối với hồ sơ, tài liệu đã hình thành ở dạng số và có chữ ký số hợp lệ, thực hiện trích xuất, đóng gói dữ liệu gốc để quản lý, lưu trữ theo quy định; không in ra giấy để số hóa lại. Trường hợp bản giấy có thông tin bổ sung, bút tích hoặc yếu tố khác có giá trị cần lưu trữ, phải rà soát, xác định rõ và cập nhật đầy đủ vào dữ liệu đặc tả của hồ sơ, tài liệu.
Bộ Nội vụ đề nghị UBND các tỉnh, thành phố chỉ đạo Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan tiếp tục thực hiện nhiệm vụ quản lý, xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trước khi sắp xếp; tập trung giải quyết khó khăn, vướng mắc trong tiếp nhận, chỉnh lý, số hóa và quản lý tài liệu thuộc thẩm quyền; bảo đảm các điều kiện triển khai và an toàn hồ sơ, tài liệu.
Chi tiết xem Công văn số 12041/BNV-CVT<NN ngày 21/10/2026 của Bộ Nội vụ đính kèm.
Theo đó, Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức tập trung xử lý những tồn tại, vướng mắc; ưu tiên hồ sơ, tài liệu liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp và hoạt động quản lý, điều hành. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải đúng thẩm quyền, nguồn gốc hình thành và phông lưu trữ; bảo đảm an toàn, toàn vẹn, tính xác thực và khả năng truy cập, sử dụng.
Đối với hồ sơ, tài liệu chưa hoàn thành bàn giao, cơ quan đang trực tiếp quản lý, bảo quản có trách nhiệm rà soát, thống kê, xác định khối lượng, thành phần, tình trạng tài liệu và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để hoàn thành việc bàn giao, tiếp nhận. Cơ quan tiếp nhận nhiệm vụ sau sắp xếp chủ động rà soát, phối hợp tiếp nhận hồ sơ của công việc chưa hoàn thành, bảo đảm giải quyết công việc liên tục, không ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
Trong chỉnh lý và số hóa, cần kế thừa kết quả đã thực hiện đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, tận dụng dữ liệu đã tạo lập, tránh trùng lặp, lãng phí. Đối với hồ sơ, tài liệu đã hình thành ở dạng số và có chữ ký số hợp lệ, thực hiện trích xuất, đóng gói dữ liệu gốc để quản lý, lưu trữ theo quy định; không in ra giấy để số hóa lại. Trường hợp bản giấy có thông tin bổ sung, bút tích hoặc yếu tố khác có giá trị cần lưu trữ, phải rà soát, xác định rõ và cập nhật đầy đủ vào dữ liệu đặc tả của hồ sơ, tài liệu.
Bộ Nội vụ đề nghị UBND các tỉnh, thành phố chỉ đạo Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan tiếp tục thực hiện nhiệm vụ quản lý, xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trước khi sắp xếp; tập trung giải quyết khó khăn, vướng mắc trong tiếp nhận, chỉnh lý, số hóa và quản lý tài liệu thuộc thẩm quyền; bảo đảm các điều kiện triển khai và an toàn hồ sơ, tài liệu.
Chi tiết xem Công văn số 12041/BNV-CVT<NN ngày 21/10/2026 của Bộ Nội vụ đính kèm.